Att arbeta digitalt blir allt vanligare. Tekniken går framåt och utvecklas hela tiden. Detta medför att även företag uppdaterar sina system och dylikt. Att införa en digital arbetsplats är en väldigt stor fördel för alla medarbetare på företaget. Det innebär exempelvis att man kan utföra sitt arbete i princip vart som helst i världen. Det gör det också lättare att hålla kontakten med kollegor och chefer inom bolaget genom exempelvis digitala möten eller olika chattfunktioner. En annan stor fördel är att man kan spara viktig information digitalt, vilket gör det lättare att ha det mer strukturerat. Dessutom kan alla berörda komma åt informationen oavsett om de sitter på en annan plats och jobbar. Omnia är en så kallad intranättjänst som kan köras i en Office 365 systemmiljö. Men även i en SharePoint-baserad systemmiljö om man hellre föredrar det. De uppdaterar sin tjänst kontinuerligt, med tre större uppdateringar per år. De uppdateringar som görs regelbundet är för att förbättra prestandan, tillgängligheten och designen.
Spara information via en molntjänst
Att spara information via en molntjänst gör att den ligger säkert, men också lättillgängligt för alla medarbetare. Det innebär att om någon är sjuk eller på semester kan man komma åt dokumentation eller dylikt via molnet, istället för att behöva ta kontakt med en kollega till exempel. Man kan även göra filer otillgängliga för obehöriga, vilket gör det mer säkert. Det är viktigt att information inte läcks ut och sprids vidare till andra företag eller organisationer. Det är därför en jättebra funktion att kunna låsa filer, eller göra dem osynliga för andra som inte har behov av dessa filer. En annan fördel med att lagra dokumentation via en molntjänst är att informationen inte kan komma bort. Lagras den i ett arkiv finns det en risk att informationen kan försvinna, men det är inte lika stor risk om den förvaras digitalt.